In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Excel-Schnittstelle für Rechnungen konfigurieren und anwenden. Die Schnittstelle ermöglicht die automatisierte Übergabe von Rechnungsdaten aus dem System in eine Excel-Tabelle. Sie konfigurieren grundlegende Parameter und definieren die Feldzuordnungen. Die Schnittstelle unterstützt verschiedene Layouts, Preisoptionen und Zusatztexte, sodass die erzeugte Tabelle projektbezogen angepasst werden kann.

Einrichtung

  • Klicken Sie in der Startseite auf "Schnittstellen" > "Excel" > "Rechnung":
  • Das folgende Fenster öffnet sich:

Allgemeine Einstellungen

  • Aktivieren Sie die Option "Schnittstelle in den Reports anzeigen", um die Excel-Schnittstelle in der Projektumgebung in der Registerkarte "Ausdrucke" darzustellen.
  • Wählen Sie unter "Vorlage für Excel-Tabelle" eine Datei aus, um die Daten in eine bestehende Tabelle zu übertragen.
    • Ohne Angabe wird eine neue Tabelle erzeugt.
    • Geben Sie unter "verwende Blatt" den Namen des Excel-Blatts an, das für die Übergabe genutzt werden soll.

Feldzuordnung

Kopfdaten

  • Geben Sie bei "Objektname" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Namen des Projekts in der Rechnung zu übergeben.
  • Geben Sie bei "Bearbeiter" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den verantwortlichen Ansprechpartner in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Angebotsnummer" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die zugehörige Angebotsreferenz in die Rechnung zu übernehmen.
  • Geben Sie bei "Auftragsnummer" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die eindeutige Auftragskennung in der Rechnung zu hinterlegen.
  • Geben Sie bei "Mehrwertsteuer" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Steuerbetrag in der Rechnung auszuweisen.
  • Geben Sie bei "Mehrwertsteuer (in %)" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Prozentsatz der Mehrwertsteuer in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Datum" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um das Rechnungsdatum automatisch zu übernehmen.
  • Geben Sie bei "Summe" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Gesamtbetrag der Rechnung zu übergeben.
  • Geben Sie bei "Anrede" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die korrekte Ansprache des Rechnungsempfängers zu gewährleisten.
  • Geben Sie bei "Name 1" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den ersten Namensbestandteil des Empfängers in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Name 2" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um einen weiteren Namensbestandteil oder Zusatz in der Rechnung zu ergänzen.
  • Geben Sie bei "Straße" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die Straßenadresse des Rechnungsempfängers zu übergeben.
  • Geben Sie bei "PLZ/Ort" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die Postleitzahl und den Ort des Empfängers in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Z.Hd." die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um eine persönliche Zuordnung innerhalb des Empfängerunternehmens vorzunehmen.
  • Geben Sie bei "Kundennummer" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die eindeutige Kundenkennung in der Rechnung zu hinterlegen.

Daten pro Rechnungsposition

  • Geben Sie bei "Positionsnummer" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die jeweilige Position innerhalb der Rechnung eindeutig zu identifizieren.
  • Geben Sie bei "Kurzbeschreibung" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um eine kompakte Darstellung der Position in der Rechnung zu übergeben.
  • Geben Sie bei "Generierte Beschreibung" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um eine automatisch erzeugte Detailbeschreibung der Position in die Rechnung zu übernehmen.
  • Geben Sie bei "Stückzahl" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die Anzahl der zu berechnenden Einheiten in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Einheit" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die Mengeneinheit der Position (z.  Stück, m², lfm) in der Rechnung zu übergeben.
  • Geben Sie bei "Glaspreis" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Preis für Glasanteile der Position in die Rechnung zu übernehmen.
  • Geben Sie bei "Elementpreis" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Gesamtpreis des jeweiligen Bauelements in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "VK-Artikel Preis" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Verkaufspreis des zugeordneten Artikels in die Rechnung zu übergeben.
  • Geben Sie bei "Summe" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um den Gesamtbetrag der Position in der Rechnung darzustellen.
  • Geben Sie bei "Typ" die Bezeichnung der Tabellenzelle ein, um die Art der Position (z.  Material, Leistung, Rabatt) in der Rechnung zu kennzeichnen.

Fußzeile

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Import", um eine Datei im Format "EFS-Format (Excel Form Settings)" zu laden.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export", um die Zuordnung im Format "EFS-Format (Excel Form Settings)" zu speichern.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Eingaben zu übernehmen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen", um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern.

Anwendung

  • Klicken Sie in der Registerkarte "Ausdrucke" auf "Schnittstelle Rechnung":
  • Bestätigen Sie im folgenden Fenster die Preisübernahme:

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie unter "Alle Preise übernehmen".

  • Das Fenster mit den Ausdruck-Optionen öffnet sich:
  • Aktivieren Sie die Option "Rechnung mit Skizze", um eine grafische Darstellung der Positionen in die Rechnung einzubinden.
  • Wählen Sie unter "Skizze" die entsprechende Ansicht aus, um die Darstellungsform der Skizze in der Rechnung festzulegen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
    • Innenansicht
    • Außenansicht
  • Geben Sie bei "Maßstab der Skizze" den entsprechenden Maßstab ein, um die Skizze proportional zur tatsächlichen Größe darzustellen.
  • Aktivieren Sie die Option "Glaspreis gesondert drucken", um den Preis für Glasanteile separat in der Rechnung auszuweisen.
  • Aktivieren Sie die Option "Nur Gesamtpreis drucken", um Einzelpreise auszublenden und ausschließlich den Gesamtbetrag je Position darzustellen.
  • Wählen Sie unter "Layout" die entsprechende Darstellungsform aus, um die Struktur der Rechnung zu definieren. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
    • Liste
    • Tabelle
    • Tabelle mit Kopfzeile
  • Aktivieren Sie die Option "Nettorechnung", um die Rechnung ohne Mehrwertsteuer auszugeben.
  • Wählen Sie unter "Preistext" die entsprechende Methode aus, um die Preisbeschreibung in der Rechnung zu steuern. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
    • Automatisch
    • Manuell
      • Geben Sie bei "Text" einen individuellen Hinweis oder Zusatz ein, um diesen in der Rechnung darzustellen.
    • Geben Sie bei "Rabatt 1–4" die jeweiligen Prozentsätze ein, um gestaffelte Rabatte auf die Rechnung anzuwenden.
    • Geben Sie bei "Rechnungsnummer" die entsprechende Nummer ein, um die Rechnung eindeutig zu kennzeichnen.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Nummer", um automatisch eine neue Rechnungsnummer zu generieren und zu übernehmen.
    • Wählen Sie unter "Nummer des zugehörigen Lieferscheins" die passende Lieferscheinnummer aus, um die Rechnung eindeutig einem Lieferschein zuzuordnen.
    • Wählen Sie unter "Gewählter Vortext" eine Datei aus, um einen vorbereiteten Textblock in die Rechnung zu integrieren.