Adressverwaltung

Organisieren Sie Ihre Kontakte und Adressen einfach und zeitsparend mit der Adressenverwaltung. Von den Ansprechpartnern bis zu kundenspezifischen Konditionen – hier können Sie mit wenigen Mausklicks alle relevanten Daten eintragen.

Die Adressverwaltung finden Sie im Dateimenü des Projektcenters unter “Programme” > “Adressverwaltung”.

Adressen hinzufügen

Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche “Hinzufügen“.

Tragen Sie im oberen Bereich die Adressdaten ein. Bitte beachten Sie, dass bei den Feldern “Name 1” und / oder “Name 2” Einträge hinterlegen. Diese werden in der Adressliste zur Identifizierung benötigt.

Bestimmen Sie unter “Art” um welchen Typ von Kontakt es sich handelt.

Im unteren Bereich können Sie in dem Reiter “Kontakt” weitere Daten wie beispielsweise Ansprechpartner, Telefonnummern und E-Mail-Adressen eintragen.

Im Reiter “Freie Daten” haben Sie die Möglichkeit, für den Kontakt Infotexte zu hinterlegen.

Unter “Rabatt/Konditionen” können Sie kontaktspezifische Konditionen eintragen. Die Daten, die Sie hier eintragen, werden in der Kalkulation berücksichtigt und auf den Ausdrucken angezeigt.

Das Programm bietet Ihnen Platzhalter, die Sie in den Text einbinden können:

DATE -> ermittelt das aktuelle Datum
TOTAL -> Gesamtpreis

Bitte beachten Sie, dass DATE und TOTAL komplett großgeschrieben werden müssen.

Beispiel:

Sie geben die folgende Formel in das Textfeld unter Konditionen ein:
Zahlbar bis {DATE+10} mit 3% Skonto {TOTAL*0.03} = {TOTAL*0.97}

Der folgende Text wird ersetzt:
Zahlbar bis 18.02.2011 mit 3% Skonto 9,01 EUR = 291,41 EUR

Adressen bearbeiten

Um eine bestehende Adresse zu bearbeiten, klicken Sie einfach mit einen Doppelklick auf den jeweiligen Kontakt.

Adressen kopieren

Um eine Adresse zu kopieren, markieren Sie diese und klicken Sie auf die Schaltfläche “Kopieren”.

Adressen löschen

Um eine Adresse zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie auf die Schaltfläche “Löschen”.

Suchen

In der Adressverwaltung befindet sich oben rechts ein Suchfeld. Geben Sie hier Begriffe / Namen ein und die Suchergebnisse werden Ihnen automatisch angezeigt.

Sortieren

Um die einzelnen Spalten der Liste nach Alphabet zu sortieren, klicken Sie auf den blauen Pfeil einer Spalte.

Filter

Klicken Sie neben dem Suchfeld auf das Symbol mit dem nach unten zeigenden Pfeilen. In der Zeile darunter erscheint ein Bereich, indem Sie den Filter nach Feldern einstellen können. Wenn Sie die Filter-Parameter ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Filter anwenden”.

Export von Adressen

Die hier hinterlegten Adressen können Sie auch in anderen Programmen benutzen. Hierfür stehen mehrere Export-Funktionen zur Verfügung.

Ein häufig unterstütztes Dateiformat ist CSV. Um Ihre Liste in dieses Format zu exportieren, klicken Sie im Dateimenü auf “Datei” > “CSV-Export” und geben Sie den Speicherort an.

Die Verwaltung bietet Ihnen außerdem den Adress-Export für Tobit-Programme im NMR-Format an. Klicken Sie hierfür im Dateimenü auf “Datei” > “Tobit-Export”, bestimmen Sie den Speicherort der Datei und geben Sie anschließend den Servernamen ein. Für Fragen zu den Serverdaten kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator.

Import von Adressen

Wenn Sie Adressen aus anderen Programmen nutzen wollen, können Sie diese via Import in die Adressverwaltung übernehmen. Es werden Import-Dateien u. a. in den Formaten CSV und Excel unterstützt.

Klicken Sie in der Adressverwaltung auf “Datei” > “Import”.

Wählen Sie die Importdatei mit Ihren Adressdaten aus.

Geben Sie darunter den Dateityp an und klicken Sie auf “Weiter”.

In dem darauffolgenden Fenster ordnen Sie die Adressfelder den entsprechenden Spalten aus der Datei zu. Klicken Sie hierfür jeweils auf den Pfeil neben dem Feldnamen und wählen Sie dann die Spalte aus.

Folgen Sie dem Programmverlauf und wählen Sie in dem letzten Programmfenster die Adressen aus, die importiert werden sollen. Aktivieren Sie hierfür das jeweilige Häkchen vor dem Adresseintrag.

Um den Import abzuschießen, klicken Sie auf “Importieren”.

Importvorlage

Eine aktuelle Excel-Vorlage für den Import von Adressen können unter Downloads herunterladen.

EOS Lieferadresse

Wenn Sie ein EOS verwenden, steht Ihnen bei der Adressen-Art zusätzlich die Auswahl “EOS Lieferadresse” zur Verfügung. Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie auch im Kapitel EOS.